档案的建立和管理

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学、规范的档案管理能有效的为各项管理工作提供指引和服务。根据怀化香港铜锣湾广场物业特点，结合传统档案管理方法和电脑数据库管理新方法、新手段，对小区档案资料实行“科学化、系统化、电脑化、有序化和集中化”的管理。
　　所有物业员工都必须遵守《物业档案资料的建立与管理》对物业档案资料实行有效的管理。
　　档案资料建立、管理流程图如下：

　　（一）档案资料的建立
　　1、档案的建立与收集
　　(1)设立档案资料管理室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案进行严格管理。
　　(2)坚持来源广、内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在物业管理的实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道。
　　(3)办理好物业整体接管移交时各类原始档案资料的移交和收集。
　　(4)后期管理中，加强质量记录，做好后续资料的建档和收集。从建筑物本体修缮到到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
　　（二）档案资料的整理与分类
　　整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行集中管理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
　　1、档案资料的整理
　　(1)各项业务工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理和移交，在积累过程中要做好原始文件的登记工作；
　　(2)各职能部门应将文件材料的形成、积累、归档工作纳入工作计划和管理标准，列入有关人员的职责范围，并作为考核的依据；
　　(3)应该充分利用原有资料作为整理的基础；
　　(4)档案的整理必须保持文件之间的历史联系；
　　(5)档案的整理必须便于保管和利用；
　　(6)收集后的所有信息，统一由怀化香港铜锣湾广场档案管理员集中整理。
　　2、档案资料的分类
　　凡牵涉到具体工程项目的立项申请、批复、有关证照及合同、协议等均归入所属基础资料档案，但有关公司、分部的此类文件归入文书档案、合同档案。
　　(1)移交资料
　　(2)日常物业管理档案资料
　　1、档案资料的归档管理
　　(1)文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：
　　凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。
　　①文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；
　　②档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；
　　③专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、质检档案、审计档案等；
　　④财务资料由财务部门归档管理。
　　(2)归档要求：
　　①归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；
　　②归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；
　　③归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；
　　④是传真件的应复印后以复印件归档；
　　⑤归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；
　　⑥每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；
　　⑦保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；
　　⑧档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；
　　⑨文件材料的归档必须办理移交手续；
　　⑩声像档案归档要求如下：
　　a.归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；
　　b.归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；
　　c.归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；
　　d.归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；
　　e.归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；
　　f.归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。
　　(3)归档时间：
　　①文书档案在第二年上半年内归档；
　　②建设项目在竣工验收后一个月内归档；
　　③各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。
　　(4)归档份数：
　　①各类文件材料一般归档一式一份；
　　②重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
　　(5)不归档文件材料的范围：
　　①重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；
　　②上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供参阅的文件材料；
　　③上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；
　　④未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
　　⑤从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
　　⑥参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
　　⑦非本单位抄送的不需要办理的文件材料；
　　⑧下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。
　　(6)经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
　　2、档案资料的保管
　　(1)所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。
　　(2)存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。业主/物业使用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建挡。
　　(3)必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）、安全性（物质的安全和法律的安全）。
　　(4)底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜；
　　(5)存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取译制、拷贝；
　　(6)定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀；
　　(7)为保证
　　(8)档案的安全和完善，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
　　(9)声像档案的保管如下：
　　①按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存；
　　②照片档案一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放远离磁场。
　　3、档案资料借阅和复制管理
　　物业中心所有工作人员都必须严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。物业中心所有工作人员都有保护档案权利和义务；经批准授权后都有借阅档案、复制档案的权利。
　　(1)档案资料的借阅
　　①借阅档案必须向领导审批；
　　②对业主/物业使用人和管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅；
　　③严格档案的出、入室规定：出室必须由具备资格的人员经审批登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，若有破损，立即修复，并按规定追究有关人员责任。档案管理人员应及时收回在外文件，严防文件流失；
　　④物业中心人员查阅档案，都必须办理登记手续。档案管理员必须将借阅情况存档，同时将其输入电脑中保存；
　　⑤在借阅档案时应做到以下几点：
　　a.按规定办理登记手续，定期归还，借阅时间不得超过10天，确实因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续；
　　b.要爱护档案，不得丢失；
　　c.所借档案不得随意折叠和拆卸，不得对档案随意更改，涂写。
　　⑥借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚；
　　⑦档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任；
　　⑧借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录；
　　⑨调离本部门的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续；
　　⑩出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借阅档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室；
　　⑪因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。
　　(2)档案复制管理
　　①档案复制必须向领导审批；
　　②档案复制由借阅人员持有关批准到指定复印员处复印；
　　③未经批准的，复印员一律不得帮其进行复印。
　　4、电脑化的管理
　　为保证电脑网络系统的正常运行，保证档案资料数据的安全、真实、可靠，采取如下措施进行管理：
　　①各主管部门，建立自身的网络管理制度，负责对其所属部门的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。
　　②档案管理员必须做到档案信息录入化、档案智能检索化、利用光盘实现档案的全文存储。
　　③对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，防止档案资料的流失；定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。
　　④定期对系统使用人员进行培训新安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。
　　⑤对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。
　　⑥通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。
　　5、档案鉴定和销毁
　　(1)档案的鉴定
　　①档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。日常的鉴定工作由档案资料管理员负责；
　　②鉴定工作人员的任务：
　　a.负责制订本单位档案保管期限表；
　　b.对到期档案提出存、毁意见。
　　③确定保管期限原则：
　　a.对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应保存；
　　b.凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。
　　④鉴定工作应该定期进行；
　　⑤档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。
　　(2)销毁档案的程序包括：
　　①鉴定工作人员应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告单位主管领导审批，销毁清单及报告由档案室保存；
　　②档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章；
　　③销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。
　　6、档案管理人员的岗位责任制
　　(1)档案管理人员工作守则
　　①热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案；
　　②坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献；
　　③要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神；
　　④要努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域；
　　⑤要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风；
　　⑥工作严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。
　　⑦不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密；
　　⑧不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
　　⑨不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；
　　⑩带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。